Bulk Operations - Thao tác Hàng loạt
Hướng dẫn toàn diện về các thao tác hàng loạt với conversations, orders, tags và nhiều đối tượng khác.
Tổng quan
Bulk Operations là gì?
Bulk Operations (Thao tác Hàng loạt) cho phép thực hiện một thao tác với nhiều đối tượng cùng lúc:
- Assign nhiều conversations
- Thêm tags hàng loạt
- Cập nhật status hàng loạt
- Xóa nhiều items
- Export dữ liệu hàng loạt
Lợi ích
1. Tiết kiệm thời gian
- ⚡ Xử lý hàng trăm items trong vài giây
- 🚀 Không cần làm từng cái một
- 📊 Tự động hóa công việc lặp lại
2. Tăng hiệu quả
- 🎯 Quản lý tập trung
- 📈 Xử lý nhanh chóng
- 💪 Giảm sai sót
3. Linh hoạt
- 🔧 Nhiều loại thao tác
- 🎨 Tùy chỉnh theo nhu cầu
- 📋 Undo nếu cần
Bulk Operations với Conversations
Truy cập Bulk Actions
Từ Live Chat:
- Vào Live Chat
- Select nhiều conversations (checkbox)
- Toolbar "Bulk Actions" hiển thị
Toolbar:
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ 5 conversations selected │
│ [Assign] [Add Tags] [Update Status] [Delete] [More] │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
1. Bulk Assign Conversations
Mục đích: Gán nhiều conversations cho staff cùng lúc
Cách thực hiện
Bước 1: Select conversations
- Check các conversations muốn assign
- Hoặc "Select All" (tất cả trang hiện tại)
- Hoặc "Select All Matching" (tất cả kết quả filter)
Bước 2: Click "Assign"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Assign Conversations │
├─────────────────────────────────────┤
│ Selected: 5 conversations │
│ │
│ Assign to: │
│ ○ Me │
│ ○ Specific Staff: │
│ [Select staff...] ▼ │
│ ○ Auto-assign (Round-robin) │
│ ○ Unassign │
│ │
│ Notify assignee: │
│ ☑ Send notification │
│ │
│ [Cancel] [Assign] │
└─────────────────────────────────────┘
Options:
1. Assign to Me:
- Gán tất cả cho chính mình
- Nhanh nhất
2. Assign to Specific Staff:
- Chọn staff cụ thể
- Gán tất cả cho staff đó
3. Auto-assign (Round-robin):
- Tự động phân bổ đều
- Mỗi staff nhận số lượng bằng nhau
- Example: 10 conversations, 2 staff → mỗi người 5
4. Unassign:
- Bỏ assign
- Conversations trở về unassigned
Bước 3: Check "Send notification" (optional) Bước 4: Click "Assign"
Kết quả:
- ✅ Conversations được assign
- ✅ Staff nhận thông báo (nếu bật)
- ✅ Hiển thị thông báo thành công
2. Bulk Add Tags
Mục đích: Thêm tags cho nhiều conversations
Cách thực hiện
Bước 1: Select conversations Bước 2: Click "Add Tags"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Add Tags to Conversations │
├─────────────────────────────────────┤
│ Selected: 5 conversations │
│ │
│ Select tags to add: │
│ ☑ Khách VIP │
│ ☑ Cần gọi lại │
│ ☐ Đã mua │
│ ☐ Ti ềm năng │
│ │
│ Or create new tag: │
│ [Tag name...] [Create] │
│ │
│ Action: │
│ ○ Add tags (keep existing) │
│ ○ Replace tags (remove existing) │
│ │
│ [Cancel] [Add Tags] │
└─────────────────────────────────────┘
Options:
1. Add tags (keep existing):
- Thêm tags mới
- Giữ nguyên tags cũ
- Example: Có "Khách VIP", thêm "Cần gọi lại" → Có cả 2
2. Replace tags (remove existing):
- Xóa tags cũ
- Chỉ giữ tags mới
- Example: Có "Khách VIP", replace bằng "Cần gọi lại" → Chỉ có "Cần gọi lại"
Bước 3: Chọn tags Bước 4: Chọn action Bước 5: Click "Add Tags"
Kết quả:
- ✅ Tags được thêm vào conversations
- ✅ Hiển thị ngay trong list
3. Bulk Update Customer Status
Mục đích: Cập nhật customer status hàng loạt
Cách thực hiện
Bước 1: Select conversations Bước 2: Click "Update Status"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Update Customer Status │
├─────────────────────────────────────┤
│ Selected: 5 conversations │
│ │
│ Change status to: │
│ ○ Tiềm năng │
│ ○ Đang tư vấn │
│ ○ Đã mua │
│ ○ Không quan tâm │
│ │
│ Add note (optional): │
│ [_________________________] │
│ │
│ Sync with Facebook: │
│ ☑ Update Facebook Lead Status │
│ │
│ [Cancel] [Update Status] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Chọn status mới Bước 4: Thêm note (optional) Bước 5: Check sync Facebook (optional) Bước 6: Click "Update Status"
Kết quả:
- ✅ Status được cập nhật
- ✅ Sync với Facebook (nếu bật)
- ✅ Note được lưu
4. Bulk Delete Conversations
Cảnh báo: Xóa không thể khôi phục!
Cách thực hiện
Bước 1: Select conversations Bước 2: Click "Delete"
Dialog xác nhận:
┌─────────────────────────────────────┐
│ ⚠️ Delete Conversations? │
├─────────────────────────────────────┤
│ Are you sure you want to delete │
│ 5 conversations? │
│ │
│ This will: │
│ • Delete all messages │
│ • Remove from all campaigns │
│ • Cannot be undone │
│ │
│ Type "DELETE" to confirm: │
│ [_________________________] │
│ │
│ [Cancel] [Delete Permanently] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Nhập "DELETE" để xác nhận Bước 4: Click "Delete Permanently"
Kết quả:
- ✅ Conversations bị xóa vĩnh viễn
- ✅ Messages bị xóa
- ✅ Không thể khôi phục
5. Bulk Export Conversations
Mục đích: Xuất dữ liệu conversations ra file
Cách thực hiện
Bước 1: Select conversations (hoặc filter) Bước 2: Click "More" → "Export"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Export Conversations │
├─────────────────────────────────────┤
│ Export: 5 conversations │
│ │
│ Format: │
│ ○ Excel (.xlsx) │
│ ○ CSV (.csv) │
│ ○ JSON (.json) │
│ │
│ Include: │
│ ☑ Customer information │
│ ☑ Messages │
│ ☑ Tags │
│ ☑ Status │
│ ☑ Assigned staff │
│ ☐ Orders │
│ │
│ [Cancel] [Export] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Chọn format Bước 4: Chọn data muốn export Bước 5: Click "Export"
Kết quả:
- ✅ File được tạo
- ✅ Download tự động
- ✅ Chứa đầy đủ dữ liệu đã chọn
Bulk Operations với Orders
Truy cập Bulk Actions
Từ Orders:
- Vào Orders
- Select nhiều orders (checkbox)
- Toolbar "Bulk Actions" hiển thị
1. Bulk Update Order Status
Mục đích: Cập nhật status nhiều orders
Cách thực hiện
Bước 1: Select orders Bước 2: Click "Update Status"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Update Order Status │
├─────────────────────────────────────┤
│ Selected: 10 orders │
│ │
│ Change status to: │
│ ○ Pending │
│ ○ Confirmed │
│ ○ Shipping │
│ ○ Delivered │
│ ○ Cancelled │
│ │
│ Notify customers: │
│ ☑ Send status update message │
│ │
│ Add note (optional): │
│ [_________________________] │
│ │
│ [Cancel] [Update Status] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Chọn status mới Bước 4: Check notify (optional) Bước 5: Thêm note (optional) Bư ớc 6: Click "Update Status"
Kết quả:
- ✅ Status được cập nhật
- ✅ Khách nhận thông báo (nếu bật)
- ✅ Note được lưu
2. Bulk Export Orders
Mục đích: Xuất dữ liệu orders ra file
Cách thực hiện
Bước 1: Select orders (hoặc filter) Bước 2: Click "Export"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Export Orders │
├─────────────────────────────────────┤
│ Export: 10 orders │
│ │
│ Format: │
│ ○ Excel (.xlsx) │
│ ○ CSV (.csv) │
│ │
│ Include: │
│ ☑ Order information │
│ ☑ Customer information │
│ ☑ Products │
│ ☑ Pricing │
│ ☑ Status history │
│ ☑ Notes │
│ │
│ [Cancel] [Export] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Chọn format và data Bước 4: Click "Export"
3. Bulk Print Orders
Mục đích: In nhiều orders cùng lúc
Cách thực hiện
Bước 1: Select orders Bước 2: Click "Print"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Print Orders │
├─────────────────────────────────────┤
│ Selected: 10 orders │
│ │
│ Template: │
│ ○ Invoice │
│ ○ Packing Slip │
│ ○ Shipping Label │
│ │
│ Options: │
│ ☑ Include barcode │
│ ☑ Include QR code │
│ ☐ Include customer signature │
│ │
│ [Cancel] [Print] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Chọn template Bước 4: Chọn options Bước 5: Click "Print"
Kết quả:
- ✅ PDF được tạo
- ✅ Mở dialog print
- ✅ In tất cả orders
Bulk Operations với Tags
1. Bulk Edit Tags
Mục đích: Chỉnh sửa nhiều tags cùng lúc
Cách thực hiện
Từ Campaign Setup → Tags Tab:
Bước 1: Select tags Bước 2: Click "Bulk Edit"
Dialog hiển thị:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Bulk Edit Tags │
├─────────────────────────────────────┤
│ Selected: 5 tags │
│ │
│ Change: │
│ ☑ Color │
│ [Select color...] ▼ │
│ │
│ ☑ Visibility │
│ ○ Public ○ Private │
│ │
│ [Cancel] [Apply Changes] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Chọn thay đổi Bước 4: Click "Apply Changes"
2. Bulk Delete Tags
Cảnh báo: Xóa tags sẽ xóa khỏi tất cả conversations!
Cách thực hiện
Bước 1: Select tags Bước 2: Click "Delete"
Dialog xác nhận:
┌─────────────────────────────────────┐
│ ⚠️ Delete Tags? │
├─────────────────────────────────────┤
│ Are you sure you want to delete │
│ 5 tags? │
│ │
│ This will: │
│ • Remove from all conversations │
│ • Cannot be undone │
│ │
│ Affected conversations: 234 │
│ │
│ [Cancel] [Delete Tags] │
└─────────────────────────────────────┘
Bước 3: Click "Delete Tags"
Best Practices
✅ Nên làm
1. Kiểm tra kỹ trước khi thực hiện:
- Review danh sách đã select
- Kiểm tra số lượng
- Preview nếu có
2. Dùng filter để chọn chính xác:
- Filter trước khi select
- Đảm bảo đúng đối tượng
- Tránh chọn nhầm
3. Backup dữ liệu quan trọng:
- Export trước khi delete
- Lưu file backup
- Có thể khôi phục nếu cần
4. Test với số lượng nhỏ trước:
- Thử với 5-10 items
- Kiểm tra kết quả
- Sau đó mới làm hàng loạt
5. Sử dụng Undo nếu có:
- Một số thao tác có Undo
- Dùng ngay nếu sai
- Trong vòng 5 phút
❌ Không nên làm
1. Select All mà không filter:
- Có thể chọn nhầm
- Ảnh hưởng không mong muốn
- Khó kiểm soát
2. Delete mà không backup:
- Mất dữ liệu vĩnh viễn
- Không thể khôi phục
- Rủi ro cao
3. Thực hiện khi đang xử lý:
- Đợi thao tác trước hoàn thành
- Tránh conflict
- Đảm bảo dữ liệu nhất quán
4. Bỏ qua cảnh báo:
- Đọc kỹ cảnh báo
- Hiểu hậu quả
- Xác nhận kỹ
Troubleshooting
Lỗi: "Some items failed"
Nguyên nhân:
- Một số items không hợp lệ
- Không đủ quyền
- Conflict với rules
Giải pháp:
- Xem error log
- Kiểm tra items failed
- Sửa lỗi và retry
Lỗi: "Operation timeout"
Nguyên nhân:
- Quá nhiều items
- Server quá tải
- Network chậm
Giải pháp:
- Giảm số lượng items
- Chia nhỏ thành nhiều lần
- Thử lại sau
Lỗi: "Permission denied"
Nguyên nhân:
- Không đủ quyền
- Role không cho phép
Giải pháp:
- Kiểm tra quyền của bạn
- Liên hệ Owner/Manager
- Yêu cầu cấp quyền