Quản lý Team Members

Hướng dẫn toàn diện về cách thêm, quản lý và tổ chức team members trong campaign.

Tổng quan

Team là gì?

Team là nhóm người cùng làm việc trong một campaign, bao gồm:

• Owner (1 người)
• Managers (nhiều người)
• Staff (nhiều người)

Lợi ích của Team

1. Phân công công việc rõ ràng

• Mỗi người có vai trò cụ thể
• Tránh trùng lặp công việc
• Tăng hiệu quả làm việc

2. Quản lý tập trung

• Theo dõi hoạt động của từng người
• Đánh giá hiệu suất
• Phân bổ nguồn lực hợp lý

3. Bảo mật dữ liệu

• Phân quyền theo vai trò
• Kiểm soát truy cập
• Audit log đầy đủ

Giao diện Team Tab

Các thành phần chính

1. Team Overview Panel

Hiển thị tổng quan về team:

• Total Members: Tổng số thành viên
• Owners: Số lượng owners (thường là 1)
• Managers: Số lượng managers
• Staff: Số lượng staff
• Pending Invitations: Lời mời đang chờ

2. Add Member Button

Nút thêm thành viên mới:

• Vị trí: Góc phải trên
• Icon: ➕ "Add Member"
• Chỉ Owner/Manager mới thấy

3. Members List

Danh sách tất cả members:

Hiển thị dạng Table:

Avatar	Name	Email	Role	Status	Joined Date	Actions
👤	Nguyễn Văn A	a@example.com	Owner	Active	2024-01-01	⋮
👤	Trần Thị B	b@example.com	Manager	Active	2024-01-05	⋮
👤	Lê Văn C	c@example.com	Staff	Active	2024-01-10	⋮

Hiển thị dạng Cards:

┌─────────────────────────────┐
│ 👤 Nguyễn Văn A            │
│ Owner                       │
│ a@example.com              │
│ Joined: 2024-01-01         │
│ Status: 🟢 Active          │
│ [View] [Edit] [Remove]     │
└─────────────────────────────┘

4. Filter và Search

• Filter by Role: All / Owner / Manager / Staff
• Filter by Status: All / Active / Pending / Inactive
• Search: Tìm theo tên, email

5. Bulk Actions

Thao tác hàng loạt:

• Select multiple members
• Change role
• Remove members
• Send notification

Thêm Members vào Team

Cách 1: Thêm từng người

Bước 1: Click "Add Member"

1. Trong Team Tab
2. Click nút "Add Member"
3. Form sẽ hiển thị

Bước 2: Điền thông tin

Form fields:

Email (required):

• Nhập email của người muốn mời
• Phải là email hợp lệ
• Có thể nhập nhiều emails (phân cách bằng dấu phẩy)

Role (required):

• Chọn Manager hoặc Staff
• Không thể thêm Owner (chỉ có 1 Owner)

Permissions (optional):

• Chọn quyền cụ thể
• Hoặc dùng quyền mặc định

Personal Message (optional):

• Lời nhắn kèm theo lời mời
• Tối đa 500 ký tự

Ví dụ:

Email: nguyen.van.a@example.com
Role: Manager
Permissions: Default Manager Permissions
Message: Chào A, mời bạn tham gia team quản lý campaign "Shop ABC". 
         Bạn sẽ có quyền cấu hình chatbot và quản lý team.

Bước 3: Gửi lời mời

1. Click "Send Invitation"
2. Hệ thống validate thông tin
3. Gửi email mời
4. Hiển thị thông báo thành công

Bước 4: Theo dõi lời mời

Email gửi đến người được mời:

Subject: [VNBot] Bạn được mời tham gia campaign "Shop ABC"

Xin chào Nguyễn Văn A,

Bạn được mời tham gia campaign "Shop ABC" với vai trò Manager.

Lời nhắn từ Owner:
"Chào A, mời bạn tham gia team quản lý campaign..."

[Accept Invitation] [Decline]

Link này có hiệu lực trong 7 ngày.

Trạng thái lời mời:

• Pending: Đang chờ accept
• Accepted: Đã chấp nhận
• Declined: Đã từ chối
• Expired: Đã hết hạn (sau 7 ngày)

Cách 2: Import hàng loạt

Bước 1: Download template

1. Click "Add Member" → "Import from CSV"
2. Click "Download Template"
3. File CSV mẫu sẽ được tải về

Template CSV:

email,role,permissions
nguyen.van.a@example.com,Manager,default
tran.thi.b@example.com,Staff,default
le.van.c@example.com,Staff,custom:view_all_conversations

Bước 2: Điền thông tin

1. Mở file CSV
2. Điền thông tin từng người
3. Lưu file

Columns:

• email: Email (required)
• role: Manager hoặc Staff (required)
• permissions: default hoặc custom:permission_name (optional)

Bước 3: Upload file

1. Click "Upload CSV"
2. Chọn file đã điền
3. Click "Import"

Bước 4: Review và confirm

1. Hệ thống hiển thị preview
2. Kiểm tra thông tin
3. Click "Confirm Import"
4. Lời mời được gửi hàng loạt

Cách 3: Thêm từ Organization

Nếu bạn có Organization account:

Bước 1: Click "Add from Organization"

1. Trong Team Tab
2. Click "Add from Organization"
3. Danh sách members trong org hiển thị

Bước 2: Chọn members

1. Checkbox để chọn
2. Có thể chọn nhiều người
3. Filter theo department, role

Bước 3: Assign role

1. Chọn role cho từng người
2. Hoặc assign role chung
3. Click "Add Selected"

Bước 4: Xác nhận

• Members được thêm ngay lập tức
• Không cần gửi email mời
• Nhận thông báo trong app

Quản lý Members

Xem thông tin Member

Cách 1: Click vào member card

1. Click vào member trong list
2. Sidebar chi tiết hiển thị

Thông tin hiển thị:

• Profile: Avatar, tên, email, role
• Permissions: Danh sách quyền
• Activity: Hoạt động gần đây
• Statistics: Thống kê (conversations, orders)
• Joined Date: Ngày tham gia

Cách 2: Click "View Details"

1. Click icon 👁️ hoặc "View"
2. Trang chi tiết member mở ra

Tabs trong member detail:

• Overview: Tổng quan
• Permissions: Quyền hạn
• Activity Log: Lịch sử hoạt động
• Statistics: Thống kê chi tiết
• Settings: Cài đặt

Chỉnh sửa Member

Đổi Role

Bước 1: Click "Edit" trên member Bước 2: Chọn "Change Role" Bước 3: Chọn role mới (Manager/Staff) Bước 4: Click "Save"

Lưu ý:

• Không thể đổi role của Owner
• Manager có thể đổi Staff thành Manager
• Chỉ Owner mới đổi Manager thành Staff

Cập nhật Permissions

Bước 1: Click "Edit" → "Permissions" Bước 2: Chọn/bỏ chọn quyền Bước 3: Click "Save Permissions"

Permissions có thể tùy chỉnh:

• Campaign management
• Campaign setup
• Live chat
• Orders
• Statistics
• Bulk operations

Cập nhật Profile

Bước 1: Click "Edit" → "Profile" Bước 2: Cập nhật thông tin:

• Display name
• Phone number
• Department
• Notes

Bước 3: Click "Save"

Xóa Member

Cách 1: Remove từng người

Bước 1: Click "Remove" trên member Bước 2: Xác nhận trong dialog

Dialog hiển thị:

⚠️ Remove Member?

Bạn có chắc muốn xóa "Nguyễn Văn A" khỏi campaign?

Hậu quả:
- Member không thể truy cập campaign
- Conversations assigned sẽ được unassign
- Orders created vẫn giữ nguyên
- Activity log vẫn được lưu

[Cancel] [Remove]

Bước 3: Click "Remove"

Cách 2: Remove hàng loạt

Bước 1: Checkbox chọn nhiều members Bước 2: Click "Bulk Actions" → "Remove" Bước 3: Xác nhận Bước 4: Members bị xóa

Lưu ý:

• Không thể xóa Owner
• Không thể xóa chính mình
• Cần xác nhận kỹ trước khi xóa